Externí účetnictví – úskalí a výhody

Řada podnikatelů a firem řeší, jestli si najmout externí účetní firmu nebo raději přijmout jako zaměstnance vlastní účetní. Každá varianta má své výhody i úskalí a pro každého se hodí jiné řešení. Obecně by se dalo říct, že pro OSVČ, drobné podnikatele a malé společnosti se vyplatí spíše externí účetní firma a pro velké společnosti má smysl zaměstnat interní účetní. Připravili jsme pro vás několik tipů, které vám pomohou vybrat to nejlepší řešení pro vás.

Externí vs. interní účetnictví

V posledních letech stále sílí trend, kdy firmy – pokud je to možné – volí raději externí spolupracovníky, než zaměstnance na hlavní pracovní poměr. Tuto tendenci ještě posílila pandemie koronaviru v roce 2020. Účetnictví je jeden z oborů, kterého se tento trend dotknul, i když poměr účetních jako zaměstnanců a externích účetních firem se příliš nezměnil. Změnil se pouze způsob práce, kdy i interní účetní částečně pracovali na home office.

Stále totiž platí, že pro velké podniky je výhodnější mít vlastního interního účetního nebo celé účetní oddělení. Výhodou je každodenní přítomnost účetních na pracovišti, která umožňuje v reálném čase a aktuálně řešit jakékoli problémy nebo mít přehled o dokladech a mzdových záležitostech. Zároveň účetní se plně věnuje pouze záležitostem jedné společnosti a podrobně zná její chod. 

Podle odborníků z Komory certifikovaných účetních je externí účetnictví vhodnější pro menší firmy a drobné podnikatele, ale i zde existují výjimky z pravidla. Vždy záleží na potřebách konkrétní firmy. Také malé společnosti mohou mít velké množství dokladů a vyplatí se jim najmout interní účetní.

Většina profesionálů z oboru účetnictví se shoduje, že neexistuje žádné obecné pravidlo, podle kterého by se dalo rozhodnout, zda potřebujete externí účetní společnost nebo by bylo lepší si najmout interní účetní. Existují ale určitá vodítka, která vám v rozhodování mohou pomoci.

• Vyplatí se vám finančně přijmout dalšího zaměstnance, nebo bude výhodnější delegovat práci externí účetní firmě?
• Potřebujete mít účetní každodenně přítomnou na pracovišti, nebo vám vyhovuje občasný kontakt?
• Chcete, aby se účetní věnovala pouze vám, nebo vám stačí splnění zákonných povinností?
• Jak moc velkou zátěž pro vás představuje administrativa, mzdové a personální účetnictví, zpracování dokladů?
• Požadujete od účetní speciální odbornost?

Výhody externího účetnictví

Pokud nevyžadujete každodenní přítomnost účetního v sídle společnosti, vyplatí se najmout si externí účetní firmu, která pro vás bude zpracovávat účetnictví, personální a mzdovou agendu.

Nižší náklady – Externí účetní obvykle pracují za hodinou taxu nebo za fixní platbu za odvedený objem práce. Vy tak nemusíte platit stálého zaměstnance se všemi odvody, benefity apod. Zároveň ušetříte na režijních nákladech, jako je pronájem prostorů, zařízení kanceláře, počítačové vybavení a software, energie atd.

Platíte pouze za odvedenou práci – Externí účetní kancelář vám naúčtuje pouze skutečně vykonané služby při zpracování mezd, zaúčtování dokladů nebo poradenství. Interním zaměstnancům musíte zaplatit prodlevy při pracovní době, pracovní neschopnost, dovolenou, mateřskou a zákonem stanovené pracovní volno.

Úspora času a peněz – Externí účetní kancelář vás zastoupí při jednání s úřady nebo v případě kontrol. Bude za vás hlídat termíny všech daňových přiznání, přehledů, hlášení, výkazů, placení daní a mezd a další formality spojené s účetnictvím a mzdovou agendou.

Bez starostí – V případě externí účetní firmy se nemusíte zabývat najímáním nového zaměstnance nebo případně řešit jejich fluktuaci. Můžete se plně věnovat svému podnikání.

Bez investic do rozvoje a vzdělání – U interních zaměstnanců musíte vynaložit finanční prostředky na jejich vzdělávání a investovat do nových softwarových programů. Externí účetní firma se o průběžné vzdělávání, sledování změn v legislativě i aktualizaci softwaru stará sama.

Nižší riziko – Externí účetní jsou zodpovědní za svoji práci a jsou pojištění pro případné riziko chyb. Pokud dojde k pochybení v účetnictví nebo mzdové agendě, zodpovědnost leží na externí účetní firmě. Vymáhání škody je v takových případech snazší než u interního zaměstnance.

Toto je jen krátký výčet výhod, proč si najmout externí účetní firmu, a existuje jich mnohem více. Stejně jako u jiných profesí by se dalo obecně říct, že externí zaměstnanci jsou více motivovaní odvádět svoji práci na 100 %, aby si své klienty udrželi a získali pozitivní reference pro nové spolupráce. Zároveň je v jejich vlastním zájmu neustále pracovat na svém rozvoji a profesním vzdělávání.