Nejčastější chyby v účetnictví – jak je napravit
Chyby v účetnictví jsou poměrně časté a nezáleží na tom, jestli ho spravuje interní účetní oddělení, externí účetní firma nebo si ho vede podnikatel sám. Riziko chyb je možné minimalizovat nejrůznějšími kontrolními mechanismy, používáním účetního programu nebo investicí do zaměstnance či externisty, který účetnictví dobře rozumí a v oboru se pravidelně vzdělává. I přesto jsou i účetní jen lidé a k chybě může dojít kdykoli. Jaké jsou nejčastější chyby v účetnictví a jak se dají opravit?
Obvyklé účetní chyby
Účetnictví je poměrně komplikovaný obor, který musí splňovat všechny náležitosti dané aktuální legislativou a zákonem o účetnictví. Obvykle je nutné zpracovat velké množství dokumentů, zvláště když má účetní na starosti evidenci dokladů, podávání daňového přiznání, hlášení a přehledů nebo mzdovou a personální agendu.
Příklady častých chyb v účetnictví:
- překlepy – špatně zapsaná částka, datum, číslo účtu, variabilní symbol apod.
- záměna daňového a nedaňového dokladu, popřípadě výnosu
- zaúčtování – opomenutí zaúčtování dokladu nebo duplicita (zaúčtování stejného dokladu vícekrát)
- chyba v účtování do správného účetního období
Jak opravit chybu v účetnictví?
Chyba v účetnictví může nastat velmi jednoduše, ale pokud je zjištěna, musí proběhnout její oprava podle jasně stanovených pravidel, které určuje zákon o účetnictví 563/1991 Sb. Paragraf §35 mluví o třech krocích, které je potřeba splnit.
- Je nutné dodržet všechny účetní zásady a principy – oprava chyby musí být úplná, správná, srozumitelná, přehledná a průkazná.
- Odstranění chyby bez zbytečného odkladu – po zjištění chyby je nutné ji okamžitě a bez prodlení napravit.
- Kompletní informace o opravě – z opravy chyby musí být na první pohled patrné, kdo ji provedl, kdy tak učinil, a je potřeba doložit obsah dokumentu před opravou i po ní.
Ze zákona o účetnictví je také dané, jaký typ dokumentu není možné považovat za opravu chyby v účetnictví. V první řadě se jedná o situaci, kdy v rámci opravy nedojde k pozměnění obsahu původního účetního záznamu. Oprava také není platná v případě, kdy nejsou dodrženy požadavky na úplnost, průkaznost, správnost srozumitelnost a přehlednost. Ve chvíli, kdy nový účetní záznam nepůsobí jednoznačně, nelze jej považovat za opravu.
TIP: Zjistili jste chybu v účetnictví a nevíte si rady s její opravou? Kontaktujte nás a naši specialisté za vás vše vyřeší.
Jaké se provádějí opravy chyb v účetnictví?
I mistr tesař se někdy utne, ale je důležité vědět, jak problém vyřešit v dané fázi účtování. Obvykle nastává několik nejrůznějších situací. Chyba je na dokladu, který ještě není zaúčtovaný, chyba už je v účetním systém, chyba proběhla v minulém účtovacím období, kdy u posledního případu také záleží, jestli k objevení chyby došlo ještě před účetní uzávěrkou nebo až po ní.
Oprava chyby na účetním dokladu
Nejsnadnější oprava chyby v účetnictví je ve chvíli, kdy ji objevíte ještě na účetním dokladu. Pokud už je doklad zaúčtovaný, je nutné provést opravu i v účetním systému. Oprava účetního dokladu má své náležitosti. Chybný údaj se musí přeškrtnout pouze jednou vodorovnou čarou tak, aby byl záznam čitelný. Tím je vyhověno požadavku na zachování obsahu původního dokumentu.
Pro škrtnutí špatně zapsaného údaje se nesmí používat přelepky, bělidlo, guma nebo informace přeškrtávat, odtrhávat či vyškrabovat. Následně je nutné uvést správný údaj, zapsat datum, kdy oprava proběhla, a jméno osoby, která chybu opravila. Tato osoba je pak za správnost opravy a dodržení zákona zodpovědná.
Oprava chyby v účetním systému
Pokud už byl doklad s chybnými údaji zanesen do účetního systému, je nutné provést opravu i v něm. Podle zákona o účetnictví není možné chybný záznam vymazat a vytvořit nový. Existuje ale několik možností, jak chybu napravit. Úplně nejjednodušší je vystavit opravný doklad a původní dokument jím nahradit.
Další možností je storno, kdy je špatný záznam zaúčtován se záporným znaménkem a v účetním programu se vytvoří nový zápis se správnými údaji. Alternativou je také částečné storno, při kterém je zaúčtován se záporným znaménkem pouze rozdíl mezi částkami. Tato varianta je možná pouze v případě, kdy chybná částka přesahuje tu vyšší.
Pokud je správná částka vyšší než chybná, je možné vytvořit dodatečný účetní zápis. V něm je pak doúčtovaný rozdíl mezi oběma sumami. V případě, že účetní úplně opomenul doklad do systému zaúčtovat, stačí vytvořit nový účetní zápis.
TIP: Nevíte, na koho se obrátit s vedením účetnictví? Podívejte se, jaké má externí účetnictví úskalí a výhody.
Oprava chyby z minulého období
Pokud naleznete při vyúčtování nákladů a výnosů chybu z minulého období, existují dvě varianty, které se odvíjejí od toho, zda už proběhlo schválení účetní uzávěrky či nikoli. Pokud uzávěrka ještě neproběhla, je možné chybu v účetních knihách a systému opravit tak, jak bylo uvedeno v předchozích případech.
Po schválení uzávěrky už není možné do účetnictví zasahovat a jakékoli údaje doplňovat. I tady je ještě stále šance na nápravu. Po schválení uzávěrky je nutné určit, zda se jedná o významnou částku nebo se jedná o zanedbatelnou sumu.
Pokud tedy firma generuje obrat v řádech stovek tisíc až milionů korun a je nalezena chyba v řádu desítek až stovek korun, je možné ji považovat za nevýznamnou částku. V takovém případě ji stačí zanést v běžném účtovacím období do firemních nákladů či výnosů. V opačném případě je nutné chybu popsat v dokumentu „jiný výsledek hospodaření“ a přiložit jej k účetní uzávěrce.
TIP: Myslete také na to, že oprava chyby v účetnictví může mít vliv na daň z příjmů i na daň z přidané hodnoty. V takovém případě je nutné podat dodatečné daňové přiznání.
