5 důvodů, proč si vybrat externí účetní firmu

Vedení účetnictví patří v současnosti k jedné z mnoha profesí, které musí pružně reagovat na neustále změny v technologickém pokroku a udržovat tempo s novinkami a inovacemi v oboru. Drtivá většina podnikatelů a firem tak stojí před otázkou, komu účetnictví svěřit. Vyplatí se zaměstnat interního zaměstnance a spoléhat se na vlastní účetní oddělení nebo si vybrat externí účetní firmu? Připravili jsme pro vás 5 tipů, proč si zvolit externí účetní a kdy se to vyplatí.

1. Technologie a vzdělání

Už dávno odzvonilo dobám, kdy se účetnictví dělalo na papíře s tužkou v ruce, i když i dnes je to samozřejmě možné. Podobně jako mnoho dalších služeb se i účetnictví z velké části přesunulo do elektronické a virtuální podoby.

Nejrůznější účetní systémy umožňují mít všechny dokumenty, doklady, archivy, agendy a mnoho dalších nezbytných podkladů na jednom místě, kde jsou odkudkoli dostupné. Účetní programy umožňují, aby klient s externí účetní firmou mohl komunikovat na dálku, vždy měl ke své administrativě přístup, viděl, jaký je aktuální stav účetnictví a jaké úkony účetní vykonává.

Online přístup k datům je pohodlný nejen pro klienty, ale také pro účetní, kteří mohou kdykoli a kdekoli zkontrolovat stav účetnictví. Online účetní systémy jsou vysoce zabezpečené a zároveň slouží jako digitální záloha fyzických dokumentů, které stačí jednoduše oskenovat a zařadit je do dané agendy. Programy také nabízejí automatickou tvorbu nejrůznějších statistik, analýz a pomoci tak při řízení firemních procesů a plánování do budoucna.

2. Ousourcing a zastupitelnost

Obvykle se uvádí, že velkým firmám se vyplatí najmout vlastního firemního účetního nebo zřídit celé účetní oddělení, zatímco pro malé společnosti nebo OSVČ je výhodnější externí účetnictví. Nicméně vždy záleží na chodu a potřebách konkrétní firmy.

TIP: Zvažujete služby externě vedeného účetnictví? Kontaktujte nás a my vám poradíme, jaká varianta je pro vaši firmu nejvýhodnější.

U velkých firem je často nutné, aby byl účetní k dispozici na pracovišti každý den a řešil aktuální situace, jako jsou nastalé problémy, poskytování informací o mzdové agendě, další doklady apod. Kromě toho se kmenový zaměstnanec věnuje pouze chodu firmy, u které je zaměstnaný.

Externě vedené účetnictví má řadu výhod. První z nich je, že zaplatíte fakturu pouze za skutečně vykonanou práci, kterou účetní provádí při vedení účetnictví, zpracování dokladů, mzdové evidenci nebo poradenství, obvykle za předem stanovenou hodinovou sazbu. 

U interních zaměstnanců se zvyšují náklady za nemocenskou, dovolenou, mateřskou, benefity nebo ze zákona stanovené pracovní volno. Navíc musíte pro kmenového pracovníka zajistit kancelářské prostory a jejich vybavení.

3. Úspora času a peněz

Jak už bylo řečeno, externí účetní mají obvykle pevně stanovenou hodinovou sazbu nebo fixní taxu, za které svoje služby poskytují. Vy tak platíte pouze za účetní práce a nemusíte se starat o náklady na benefity, odvody a další výdaje spojené se zaměstnáváním pracovníků. Odpadnout vám také starosti s režijními náklady na pronájem prostor nebo zařízení a vybavení kanceláře. 

Pokud budete chtít najmout účetního jako kmenového zaměstnance, budete muset kontaktovat HR manažera nebo projít celým procesem přijímání nového zaměstnance, včetně pročítání životopisů, motivačních dopisů, odpovídání zájemcům a v neposlední řadě pohovory.

TIP: Váháte, zda si najmout vlastní účetní nebo přenechat starosti účetní firmě? Podívejte se, jaké má externí účetnictví úskalí a výhody.

Snadno se také může stát, že zaměstnanec onemocní, rozhodne se změnit zaměstnavatele nebo odejde na rodičovskou dovolenou. U externí účetní firmy tyto starosti řešit nemusíte. Navíc vám také odpadnou starosti s investicemi do vzdělávání zaměstnanců. Externí účetní se svému seberozvoji, vzdělání a sledování aktuálních informací věnují v rámci svého dobrého renomé sami. Vy tak máte veškerý čas na rozvoj svého byznysu. 

4. Daňová optimalizace a poradenství

Externí účetní firma není váš zaměstnanec ale partner v podnikání. Díky znalostem aktuální legislativě a platným nařízením dokážou externí účetní využít všech nástrojů daňové optimalizace. Díky nim je možné redukovat veškeré daňové povinnosti, jako je snížení základu daně, a tím pádem i snížit daň z příjmu fyzických a právnických osob.

Další službou, kterou poskytují externí účetní firmy je daňové poradenství. Ve společnosti EUROPA Consulting Service se nejprve důkladně seznámíme se situací firmy nebo klienta a na základě naší dlouholeté praxe i znalostí aktuální legislativy a zákonů navrhneme optimální řešení na míru. Zároveň můžeme klienta na základě jeho přání zastupovat při jednání s úřady a dalšími subjekty.

5. Automatizace procesů a plánování

Moderní technologie a účetní systémy nabízejí řadu možností pro optimalizaci a automatizaci procesů, díky kterým je možné podstatným způsobem snížit náklady například u opakujících se dokladů a dalších dokumentů, hromadném zpracování výpisů nebo při automatických kontrolách. Drtivá většina účetních systémů se dokáže adaptovat na účetní programy, které klient využívá, a tak s přechodem k externí účetní firmě není žádný problém.

Díky automatizaci procesů a pravidelným reportům je také možné pomoci podnikateli nebo společnosti s optimalizací plánování příjmů a výdajů. Účetní programy dokážou generovat řadu statistik a analýz, díky kterým je možné predikovat optimální finanční cash flow i do budoucna. 

Shrnutí na závěr

Externí účetní firmy mají mnoho výhod. Disponují nejnovějšími IT technologiemi a dopodrobna znají aktuální legislativu i platné daňové zákony. Díky možnostem outsourcingu a zastupitelnosti při jednání si ušetříte starosti při jednání například s finančním úřadem nebo dalšími subjekty. Externisté také vám nebo vaší firmě ušetří náklady za vybavení kanceláře a placení kmenových zaměstnanců, i když právě nepracují. Kromě toho nabízejí externí účetní firmy pomoc s daňovou optimalizací, automatizací procesů, plánováním a poradenstvím. 

Výběr externí účetní firmy je zásadní rozhodnutí, při kterém si vybíráte partnera, se kterým budete chtít dlouhodobě spolupracovat. Podívejte se, jak poznat dobrou účetní firmu.