Jak nejefektivněji evidovat podnikatelskou činnost

Všichni podnikatelé musí ze zákona nějaký způsobem vést záznamy o své činnosti. Existuje několik způsobů, jak příjmy a výdaje ze svého podnikání evidovat a každý z nich se hodí pro jiný typ podnikatelské činnosti. Je možné vést účetnictví, daňovou evidenci nebo uplatňovat paušální výdaje a paušální daň a každý způsob má své výhody i nevýhody. Například daňová evidence je oproti účetnictví vhodná pro drobné podnikatele a OSVČ, kteří jsou ji schopni vést sami bez nutnosti externí účetní firmy. Naopak například právnické firmy mají přímo povinnost vést účetnictví. Jaké jsou tedy mezi nimi rozdíly a jaký je nejefektivnější způsob evidence podnikatelské činnosti?

Vedení daňové evidence

V rámci vedení daňové evidence jsou firmy, podnikatelé nebo OSVČ povinni zaznamenávat veškeré náklady, které museli vydat, aby zajistili rentabilitu svého podnikání (takzvané zajištění a udržení zdanitelných příjmů). Obvykle se jedná o běžné provozní výdaje, náklady na materiál nebo mzdy zaměstnancům. 

Vedení daňové evidence je poměrně snadné a jeho výhoda spočívá v tom, že ho obvykle zvládnou majitelé menších firem nebo OSVČ sami. Vždy je ale potřeba mít na paměti, že při případné daňové kontrole a doměření daně, je za veškeré náklady s nimi spojené zodpovědný ten člověk, který daňovou evidenci vedl. A ty mohou být v případě chyb velmi vysoké, někdy až likvidační. Daňový poradci a externí účetní firmy jsou pro případ chyby nebo omylu obvykle pojištění, díky čemuž se minimalizuje riziko ztráty.  

Největší výhoda daňové evidence tedy spočívá v tom, že je poměrně nenáročná na administrativu. Jak už bylo řečeno, podnikatel ji zvládne vést sám. A i v případě, že se rozhodne svěřit evidenci svých nákladů, výdajů a stanovení daňového základu účetní, může počítat s nižší cenou za služby než u účetnictví.  

Další předností vedení daňové evidence je fakt, že k tomu obvykle není potřeba žádný speciální účetní software. Pokud má podnikatel jen malé množství dokladů a není plátcem DPH, bohatě si vystačí s nástroji, jako je například Excel, který disponuje všemi potřebnými funkcemi pro vedení jednoduché daňové evidence. 

Daňová evidence ale může mít v některých případech i své nevýhody. Na rozdíl od účetnictví má nižší vypovídací hodnotu o hospodaření podniku a chybí v ní některé údaje potřebné pro finanční analýzu. Zpětná kontrola hospodaření je tedy v tomto případě téměř nemožná. Pokud ji budete potřebovat, vyplatí se vést podvojné záznamy v účetnictví.

TIP: Podívejte se, jak vést správně firmu a rozumět pojmům, jako jsou například účetní jednotky. 

Vedení účetnictví

Subjekty, které jsou povinny vést účetnictví (dříve také podvojné účetnictví), jsou jasně stanovené podle zákona o účetnictví. Je jich poměrně mnoho. Mezi ty nejběžnější patří:

• právnické osoby se sídlem v České republice
• zahraniční právnické osoby s působností na území ČR
• fyzické osoby zapsané v obchodním rejstříku
• fyzické osoby, které mají obrat vyšší než 25 milionů korun
• subjekty, kterým vedení účetnictví ukládá zákon
• další subjekty

Smysl účetnictví spočívá v tom, že má podnikající osoba nebo jiný subjekt zcela přesný a detailní přehled o stavu svého majetku a jeho pohybu. Zaznamenávají se také další aktiva a pasiva, včetně závazků, dluhů, dlužných částek, nákladů a výnosů. Z těchto všech záznamů lze pak dojít k velmi přesným výsledkům hospodaření.  

Je to právě díky podvojným zápisům, v nichž je zaznamenáno vše, co je předmětem účetnictví. Navíc tyto záznamy musejí spadat do období, kdy byly časově i věcně uskutečněny. Na účetnictví se pak vztahují pravidla konkrétních účetních metod a povinnost řídit se platnou legislativou. Oproti daňové evidenci je účetnictví výrazně přehlednější, snadněji se kontroluje a jednotlivé položky se lépe dohledávají, i když je na vedení mnohem komplikovanější. 

TIP: Nevíte si rady s vedením účetnictví? Kontaktujte nás a my vám poradíme nebo převezmeme evidenci vaší podnikatelské činnosti za vás.

Vzhledem k tomu, že je vedení účetnictví velmi komplexní úkon, je potřeba si k jeho vedení pořídit speciální účetní software. Ten umožňuje vést snadno a přehledně záznamy o všech pohybech, jako jsou nákupy a prodej, stav skladů, mzdy, dlouhodobý majetek a podobně. Účetní programy se obvykle dají propojit s interními firemními systémy a přehled o hospodaření a procesech podnikání je tak ještě přehlednější. 

Uplatnění paušálních výdajů – evidence příjmů a pohledávek

Další formou, jak evidovat svoji podnikatelskou činnost, je evidence příjmů a pohledávek. Tento způsob využívají hlavně drobní podnikatelé, kteří takto můžou velmi snadno vypočítat základ daně. Podmínkou je, že subjekt nesmí přesáhnout roční příjmy ve výši 2 milionů korun. Procento, ze kterého se vypočítává daňový základ, se pak liší u jednotlivých profesí:

• zemědělství, lesní a vodní hospodářství – 80 %
• řemeslníci – 80 %
• vázané, volné a koncesované živnosti – 60 %
• jiné samostatné činnosti – 40 %
• příjmy z pronájmu – 30 %

Pokud si daný subjekt zvolí režim paušální daně, nemůže už dále uplatnit žádné jiné výdaje. Ty jsou právě zahrnuté v procentuálním odečtu. Podobně jako vedení daňové evidence nevyžaduje ani uplatnění paušálních výdajů žádnou složitou administrativu nebo používání účetního softwaru. Výjimkou jsou plátci DPH. I v případě, že uplatní výdaje procentem z příjmů, musí vést evidenci pro účely DPH.

TIP: Jste drobný podnikatel nebo OSVČ a nepotřebujete účetní? Podívejte se, jak vést daňovou evidenci. 

1. ledna 2021 vstoupil v České republice v platnost takzvaný paušální režim daně, který má své výhody i nevýhody. Využít jej mohou všechny OSVČ, které nejsou plátci DPH, jejich roční příjmy z podnikání nepřesahují 1 milion korun a nejsou v insolvenci. Zároveň nesmějí být společníkem ve veřejné obchodní nebo komanditní společnosti.

Výhodou paušální daně je, že namísto nutnosti platit tři různé platby – daň z příjmů, sociální a zdravotní pojištění – se platí pouze jedna společná záloha. K tomu navíc není nutné podávat daňové přiznání nebo přehledy na sociální a zdravotní pojištění. Finanční úřad také přislíbil OSVČ, které se dobrovolně přihlásí k paušální dani, nižší riziko kontroly.

Nevýhodou je, že v režimu paušální daně není možné využít některé další úlevy, slevy a zvýhodnění. Konkrétně se jedná o slevu na poplatníka, studenta, manžela nebo manželku, uplatnit ztrátu z předchozích let, započítat úrok z hypotéky, zaplacené životní nebo penzijní pojištění a další.

Pokud si nejste jisti, jak nejlépe evidovat svoji podnikatelskou činnost nebo nechcete zbytečně ztrácet čas administrativou, obraťte se na nás. Poradíme vám nebo za vás účetnictví či daňovou evidenci převezmeme. Tým EUROPA Unique Consulting Service vám poskytne prostor starat se jen o vaše podnikání.