Základy účetnictví - jak vést správně firmu

Základy účetnictví — jak vést správně firmu

Každá firma, společnost i OSVČ musí mít ze zákona přehled o svých příjmech a výdajích, vést účetnictví a v některých případech i daňovou evidenci. Účetnictví je obor, který je navázaný na zákony, jako je zákon o daních z příjmů, a řadu dalších předpisů, které se neustále proměňují. Proto se vyplatí mít svoje vlastní účetní oddělení nebo si najmout externí účetní firmu. Pokud se rozhodnete vést si účetnictví sami, měli byste znát několik základních pojmů. Podívejte se, co znamenají termíny, jako je účetní jednotka, rozvaha, doklady nebo období a kdo musí vést účetnictví.

Základní pojmy účetnictví

Pokud se rozhodnete vést si účetnictví sami, bez pomoci interního účetního nebo externí účetní firmy, měli byste znát několik základních pojmů. Ty vám usnadní nakládat s financemi bez problémů a efektivně a zároveň vyhovíte zákonným požadavkům tak, jak jsou stanoveny v zákoně o účetnictví.

Účetnictví

Účetnictví je obor, který se zabývá konkrétní finanční situací, hospodářskými výsledky a celkovou fluktuací finančních prostředků za dané časové období. Existuje několik způsobů, jak mít přehled o pohybu hospodářských prostředků a jak vést účetnictví. Základním typem je jednoduché účetnictví, které je vhodné pro nejrůznější spolky a organizace.

Podnikatelé a OSVČ, kteří se rozhodli nevyužít paušální daň, musí vést daňovou evidenci. V ní jsou zohledněny všechny skutečné a daňově uznatelné příjmy, výdaje, majetek a případné dluhy. Posledním typem je podvojné účetnictví, do kterého jsou uváděny náklady a výnosy. Součástí jsou také informace o stavu a pohybu majetku, aktivech, pasivech a dalších závazcích. 

Ze zákona o účetnictví musí vést podvojné účetnictví právnické osoby, organizační složky státu, fyzické osoby zapsané v obchodním rejstříku, jejichž roční příjem přesáhl státem stanovenou částku nebo se pro vedení podvojného účetnictví rozhodly o své vůli. Všem těmto výše zmíněným subjektům (právnické a fyzické osoby), které vedou účetnictví, se říká účetní jednotka.

Účetní období

Účetní období představuje 12 po sobě jdoucích kalendářních měsíců. Ne ve všech případech se musí jednat o kalendářní rok, která začíná 1. ledna a končí 31. prosince. V rámci účetního období se může účtovat i za hospodářský rok. Ten začíná prvním dnem jakéhokoli měsíce kromě ledna. Výjimkou jsou organizační složky státu, územně samosprávní celky a další subjekty vyloučené zákonem z možnosti používat účtování za hospodářský rok.

TIP: Nejste si jistí, jaké je právě účetní období nebo jakým typem účetní jednotky je vaše společnost či podnikání? Kontaktujte nás a naši specialisté vám vše srozumitelně a rychle vysvětlí.

Rozvaha

Rozvaha je v podstatě bilance finanční situace a soupis majetku. Její součástí je přehled aktiv (tedy uspořádání majetku) a pasiv (zdroje financování). Frekvence, s jakou je rozvaha sestavována, se odvíjí od typu podniku, firmy, společnosti, organizace apod. Obvykle se jedná o běžné úseky kalendářního roku, jako je konec měsíce, čtvrtletí, pololetí nebo ke konci roku. V účetnictví se tento způsob nazývá pravidelná rozvaha. V některých případech je ale nutné sestavit takzvanou mimořádnou rozvahu. Běžně k tomu dochází, když je založená účetní jednotka mimo obvyklé období nebo dojde k likvidaci firmy.

Rozvaha má podobu tabulky o dvou sloupcích:

  • aktiva – majetek (pozemky, budovy, stroje, nástroje, materiál, vybavení, software, příjmy apod.)
  • pasiva – zdroj příjmů (vklady, půjčky, úvěry, dary, fondy apod.)

Účetní doklady

Zákon o účetnictví stanovuje, jaké jsou nezbytné podmínky pro vedení v účetnictví. Podívejte se podrobně, jaké zákony v účetnictví je potřeba znát při vedení firmy. Jednou ze součástí jsou účetní doklady, díky kterým je možné zaručit, aby bylo účetnictví transparentní, poctivé a přehledné tak, jak to zákon vyžaduje.

Účetní doklady musejí být průkazné a odpovídat reálným finančním a hospodářským operacím. Existuje jich celá řada a mezi ty nejobvyklejší patří příjmové a výdajové pokladní doklady a stvrzenky, vydané a přijaté faktury, výpisy z banky a interní účetní doklady (výplatní listiny, příjemky, výdejky).

Aby byl doklad považovaný za průkazný, musí obsahovat řadu specifických informací:

  • unikátní označení dokladu
  • popis transakce a informace o zúčastněných stranách
  • vydaný nebo přijatý finanční obnos, množství a měrnou jednotku
  • datum vydání dokladu, respektive datum uskutečnění transakce v případě, že proběhla jindy, než byl doklad vydán
  • podpis (a případně razítko) účetní jednotky

TIP: Zjistili jste chybu v účetních dokladech? Podívejte se na nejčastější chyby v účetnictví a jak je napravit.

Kdo musí vést účetnictví?

Účetnictví nebo daňovou evidenci musí vést každý subjekt, na který se tato povinnost vztahuje podle zákona o účetnictví tak, jak to stanovuje § 1 odst. 2.

Za účetní jednotky jsou považované:

  • právnické osoby se sídlem na území České republiky
  • zahraniční právnické osoby, které mají povinnost vést účetnictví nebo daňovou evidenci a podnikají na území ČR
  • organizační složky státu
  • fyzické osoby zapsané v obchodním rejstříku
  • fyzické osoby, které podnikatelskou činností přesáhly v předchozím kalendářním roce obrat 25 000 000 Kč
  • fyzické osoby, které se samy rozhodly vést účetnictví nebo se na ně vztahuje zvláštní právní předpis
  • fondy – svěřenecké, obhospodařující penzijní společnosti, investiční

Podstatou vedení účetnictví je řada úkonů. V první řadě se jedná o sběr informací, ověření jejich správnosti a pravdivosti a jejich zpracování. Na základě toho může účetní jednotka připravit transparentní a přesné podklady nebo výkazy pro uživatele. V neposlední řadě slouží účetní doklady také jako kontrola a ověření výstupů z účetnictví.

I základní účetnictví vyžaduje poměrně velké množství času a znalostí. Společnost EUROPA Unique Consulting Service vám ušetří čas s administrativou a vy se tak budete moci věnovat růstu svého podniku.