Vše, co jste chtěli vědět o vedení daňové evidence

Každý podnikatel, firma nebo OSVČ musí ze zákona o daních z příjmů podávat pravidelný přehled o svém hospodaření. V případě, že se nerozhodnete pro paušální daň, což je platba státu zahrnující daň z příjmů a odvody sociálního a zdravotního pojištění, máte dvě možnosti. V rámci uplatňování skutečných výdajů si můžete vybrat, jestli chcete vést účetnictví nebo daňovou evidenci. Pokud se rozhodnete pro vedení daňové evidence, měli byste dobře znát její pravidla a zákonitosti, abyste se vyhnuli případným problémům s úřady. Můžete také oslovit externí účetní firmu, která se o vedení daňové evidence postará za vás.

Co je daňová evidence

Fyzická osoba, jako poplatník, má možnost si vybrat mezi třemi způsoby, jak bude danit své příjmy – paušální daň, paušální výdaje nebo skutečné výdaje. U skutečných výdajů jsou pak dvě možnosti – účetnictví nebo daňová evidence. Daňová evidence je v podstatě přehled o příjmech a výdajích, ve kterém je zohledněn také majetek a případné dluhy. Díky němu je možné zjistit základ daně. 

Každý subjekt, který se rozhodne pro vedení daňové evidence, není účetní jednotkou podle zákona o účetnictví. To mimo jiné znamená, že nemusí dodržet žádný předpis, jakou formou má být evidence vedena. Zcela postačí jednoduchá tabulka například v Excelu, ale většina účetních firem doporučuje používat jeden z mnoha účetních programů.  

TIP: Pokud nevíte, jak vést účetnictví, neváhejte nás oslovit. Naši zkušení poradci vám pomohou najít odpovědi na všechny otázky nebo za vás účetnictví povedou.

Pokud jako poplatník vykonáváte více různých činností, je nutné daňovou evidenci rozdělit na jednotlivé činnosti tak, aby konkrétní výdaje odpovídaly příslušným příjmům. Typicky se jedná o rozdělení hlavního a vedlejšího typu příjmu, ale může se jednat i o jiné situace. Právě v takových případech se vyplatí používat účetní program, který usnadní přiřazování příslušných daňových dokladů a odlišení dílčích základů daně z příjmů.

Jak vést daňovou evidenci

Daňovou evidenci si může vést každý podnikatel, firma nebo OSVČ sám nebo si najmout interního účetního či externí účetní firmu. Vždy je ale nutné dodržet několik náležitostí. Mezi ně patří deník příjmů a výdajů a evidence majetku a závazků. 

Deník příjmů a výdajů (peněžní deník) je úplným základem pro vedení daňové evidence a obsahuje informace o všech příjmech a výdajích, které byly v rámci podnikání uskutečněny. Deník obsahuje několik náležitostí (v Excelu například kolonek), kde je uvedeno:

• datum
• identifikace dokladu
• popis transakce
• rozlišení, zda se jedná o příjem či výdaj (společně s DPH, pokud jste jeho plátcem)
• informace, zda jde o daňový nebo nedaňový příjem či výdaj
• doplňující informace podle potřeb konkrétního poplatníka

Rozhodující je také, zda je poplatník plátcem DPH nebo ne. V případě, že není, do deníku uvádí příjem nebo výdaj v den, kdy peníze přijal či vydal. Na datu, kdy jste vystavili fakturu nebo jste přijali peníze, nezáleží. Plátci DPH oproti tomu uvádějí datum uskutečnitelného plnění, které je uvedené na dokladu. Plátcům DPH navíc vzniká povinnost vést pomocnou evidenci k DPH. 

Zákon o účetnictví také stanovuje, že je nutné archivovat veškeré doklady pro případnou kontrolu. Pro neplátce DPH platí lhůta tři roky a plátci DPH musí archivovat doklady po dobu 10 let. Doklady by měly být uschovány velmi přehledně, protože kontrola z finančního úřadu po vás může chtít jakýkoli libovolný doklad. 

TIP: Chcete si vést daňovou evidenci, ale nevíte, jak na to. Kontaktujte nás a my vás pomůžeme nebo převezmeme vedení evidence za vás.

Evidence majetku a závazků je další povinnost, která se vztahuje na poplatníka, který si vede daňovou evidenci. V rámci ní je nutné uvádět kompletní soupis majetku a závazků, které souvisejí s vaším podnikáním. Součástí této evidence je přehled dlouhodobého, oběžného a drobného majetku a také výpis závazků (vašich dluhů) a pohledávek (dlužné částky protistran). Na konci roku pak musíte provést inventuru. V ní je potřeba uvést skutečný stav zásob, majetku, pohledávek a závazků.

Pro koho je výhodné vést daňovou evidenci

Vedení daňové evidence se vyplatí především podnikatelům a firmám, kteří obchodují v sektoru nákupu a prodeje zboží nebo ke své činnosti potřebují zboží nakupovat a následně prodávají své výrobky. Tyto subjekty obvykle mívají vyšší výdaje než procentem z příjmů a paušální daň se vztahuje jen na obrat do jednoho milionu korun. 

V rámci daňové evidence je možné odepisovat všechny daňově uznatelné výdaje, které byly při podnikání vynaloženy od 1. ledna do 31. prosince. Kromě příjmů a výdajů mezi ně patří i odpisy dlouhodobého majetku, stravné při služebních cestách a výdaje na vozidla.   

Výhodou daňové evidence je, že příjmy ani výdaje není nutné kategorizovat nebo hlídat pohyb peněz v bance či pokladně. Některé příjmy nebo výdaje je také možné sloučit do jednoho. Například výdaje za provoz e-shopu, poštovné, kurýra apod. Také nezáleží na tom, kdy příjem peněz nebo platba proběhly, pokud patří do daného kalendářního roku. Jediná striktní povinnost je inventura majetku k 31. prosinci za daný kalendářní rok. 

TIP: Chcete si sami vést daňovou evidenci? Podívejte se, jaké zákony v účetnictví je potřeba znát při vedení firmy.

Zákon také stanovuje, které fyzické osoby splňují podmínky pro vedení daňové evidence. Kdo ji chce vést, nesmí:

• být účetní jednotka
• mít zápis v Obchodním rejstříku
• podílet se na sdružení ve společnosti
• přesáhnout za předchozí kalendářní rok 25 milionů korun v rámci obratu
• danit paušálně nebo procentem z příjmů

Závěrem

Každý, kdo začne podnikat, je povinen vést účetnictví a pro každý typ podnikání je vhodná jiná cesta. Daňová evidence představuje moderní verzi klasického jednoduchého účetnictví, která je vhodná především pro podnikatele, kteří nakupují a prodávají určitou komoditu. Její velkou výhodou je jednoduchá administrativa, kdy stačí jen pár sloupečků, do kterých se uvádějí příjmy a výdaje a soupis majetku a pohledávek. OSVČ bez zaměstnanců zvládne daňovou evidenci zdarma v Excelu nebo s tištěným peněžním deníkem. Pokud se ale nechcete zatěžovat časově náročnou administrativou společnost EUROPA Unique Consulting Service vám ušetří čas, který můžete věnovat rozvoji svého podnikání.